È incredibile vedere come nelle aziende arrivino ordini e preventivi da elaborare da parte dei clienti con la dicitura “Urgente”.
Perché un preventivo di un mobile, di un software, di una porta, di un macchinario dovrebbe essere urgente?
Attenzione, non la consegna di un dato prodotto, ma il semplice preventivo.
Ho visto nella mia carriera in varie aziende preventivi urgenti trasformarsi in ordini dopo mesi. Naturalmente quegli ordini erano poi contrassegnati con la fatidica parola “Urgente”.
La spiegazione non è assolutamente razionale. Non ci sono motivazioni oggettive a questo comportamento.
La spiegazione è più psicologica.
Prima di tutto ci sono due motivi che portano all’urgenza.
Il
primo è dato dal modo in cui ci stiamo educando.
La società ci sta abituando alla velocità e alla fretta. Abbiamo il problema
del tutto e subito. Internet ci fa avere risposte nell’immediato. Lo stesso lo
si può dire del confezionato nel settore alimentare. I cibi sono già pronti
perché anche il pranzo è diventato urgente. Allo stesso modo si fa nei fast
food perché aspettare il tempo del cuoco è eccessivo. I tempi si stanno
accelerando, pensate al fatto che oggi anche una mail è diventata lenta e se si
scrive su una chat è anche perché si vuole dare all’interlocutore il senso
d’urgenza. Si aspetta con ansia che le spunte di whatsapp diventino celesti e
appena questo succede non ci si spiega il motivo per il quale il ricevente non
sia così celere nella risposta.
Il secondo motivo è dato dal fatto che sono poche le persone che sono in grado di pianificare. Quindi tutte le cose vengono fatte l’ultimo momento.
Anche questo è un grave problema perché ci si ritrova continuamente a rincorrere attività che sarebbero dovute essere fatte con anticipo.
Quindi per esempio un preventivo diventa urgente perché non è stato inviato in azienda per tempo e adesso c’è qualcosa che sta pressando la situazione che sta diventando urgente.
Ritengo che per gli imprenditori e i liberi professionisti questo sia il più grosso problema legato alla gestione dell’urgenza, la mancanza di pianificazione ed il bello è che si va così dietro alle situazioni urgenti che di tempo per pianificare ne rimane ben poco.
Quindi il primo consiglio che posso dare è quello di ritagliarsi ogni giorno almeno 15-30 minuti da dedicare alla pianificazione delle cose da fare e cercare di farle per tempo per evitare che queste attività diventino bollenti e generino stress da affanno.
Ci sono anche altre credenze che fanno diventare le cose di tutti i giorni urgenti.
La prima è il pensiero che fare le cose sotto stress dia rendimenti migliori. Credenza popolare degli imprenditore che forzano gli operai per tenerli sempre sotto scadenza. Anche gli studenti pensano che studiare sotto stress da data d’esame renda più produttivi. L’unica cosa vera è che si è più efficienti, cioè che si riescono a fare le cose nel più breve tempo possibile, ma si è poco efficaci perché le cose vengono svolte male.
Magari un prodotto fatto sotto stress porta con se degli errori che generano una contestazione o un esame preparato all’ultimo momento fa superare l’esame ma nel breve periodo ogni informazione sarà completamente dimenticata.
Un’altra credenza errata è che fare le cose sotto la pressione dell’urgenza ci fa sentire impegnati. E si sa, una persona impegnata è una persona importante. Gli uomini d’affari sono impegnati. Quindi questa mania da Status Simbol spinge le persone ad operare con urgenza e magari impegnare semplicemente la giornata con un accumulo di cose da fare. Ancora una volta ci potrebbe essere una poderosa perdita di efficacia. Faccio tante cose, ma mi sto avvicinando al mio vero obiettivo?
Il segreto per uscire da questo tunnel è ancora una volta una buona e sana pianificazione.